Spelregels bij aftrek btw
Als ondernemer kunt u in de aangifte omzetbelasting de aan uw bedrijf in rekening gebrachte btw in aftrek brengen, mits daar ook belaste prestaties voor de btw tegenover staan. Dit moet dan wel gebeuren in het juiste aangiftetijdvak. De inspecteur kan namelijk aftrek weigeren als de btw in een verkeerd tijdvak is aangegeven. Een juiste administratie voorkomt problemen.
Uit uw administratie moet duidelijk blijken hoeveel btw u moet betalen en welke btw u in aftrek brengt. De Belastingdienst verlangt van u als ondernemer dat u van de volgende zaken overzichten per aangiftetijdvak bijhoudt:
- facturen die u zelf uitschrijft
- facturen die u moet betalen
- uitgaven
- ontvangsten
- privégebruik van goederen en diensten.
Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van een verkoopboek, inkoopboek en kas- en bankboek. Aanvullende eisen voor de administratie gelden wanneer de ondernemer zaken doet met het buitenland of wanneer hij handelt in gebruikte goederen, kunst, antiek of voorwerpen voor verzamelingen.
Vooraftrek
De aftrek van btw wordt ook wel ‘aftrekken als voorbelasting’ genoemd. De vooraftrek bestaat in principe uit een simpel sommetje. Op uw btw-aangifte vermeldt u de btw die u moet betalen over uw omzet. Daarvan trekt u de btw af die uw leveranciers u in die periode in rekening hebben gebracht. Het verschil betaalt u aan de fiscus. Enige nuancering is wel nodig.
Niet alle btw is aftrekbaar
Zo mag u alleen btw aftrekken over betalingen die u doet voor inkopen, kosten en investeringen, met uitzondering van enkele zakelijke uitgaven zoals voor eten en drinken in bijvoorbeeld een restaurant. Deze aangeschafte goederen en diensten moet u vervolgens gebruiken voor omzet die belast is met 19%, 6% of 0% btw. Daarnaast stelt de Belastingdienst eisen aan de factuur die u ontvangt van uw leveranciers.
Aftrek alleen in juiste aangiftetijdvak
De Belastingdienst is streng in het hanteren van de regel dat btw alleen voor aftrek in aanmerking kan komen in het tijdvak waarin deze aan uw bedrijf in rekening is gebracht, en niet in een later tijdvak. Het tijdstip waarop u uw leverancier betaalt, is dus niet bepalend. Daarom is een administratie per aangiftetijdvak zo belangrijk. U moet als ondernemer dus het bedrag aan aftrekbare btw per aangifteperiode berekenen en in de btw-aangifte verwerken. Het op onjuiste gronden (niet) in aftrek brengen van btw kan formeel niet in de btw-aangifte over het laatste tijdvak worden hersteld! De Hoge Raad heeft onlangs de Belastingdienst nog gesteund in deze regel.
