Fiscale bewaarplicht: hoe zat het ook al weer?
Als ondernemer moet u alle gegevens uit uw (geautomatiseerde) administratie bewaren die van belang zijn voor de belastingheffing. In principe geldt een bewaartermijn van zeven jaar. De Belastingdienst heeft een brochure uitgebracht waarin u kunt lezen welke gegevens u moet bewaren en hoe u deze moet bewaren.
Belang bewaren administratie
De fiscale bewaarplicht van zeven jaar is wettelijk vastgelegd. Als u niet aan deze plicht voldoet kunt u te maken krijgen met verschillende sancties, zoals verzwaring van uw bewijslast en geldboeten. Uiteraard geldt een uitzondering voor situaties waar sprake is van overmacht. Maar het verlies van gegevens door brand of waterschade kunt u voorkomen door deze op meer dan één locatie te bewaren.
Ook voor uw eigen bedrijfsvoering is het van verstandig uw administratie en bepaalde documenten te bewaren. In bouwgeschillen kunt u in sommige gevallen wel twintig jaar aansprakelijk worden gehouden voor verborgen gebreken. Bewaar daarom uw (aannemings)overeenkomsten en de onderliggende stukken, zoals een bestek of tekeningen.
Wat moet u bewaren?
De Belastingdienst maakt voor de invulling van uw fiscale bewaarplicht een onderscheid tussen basisgegevens en overige gegevens. Bij basisgegevens gaat het met name om:
- het grootboek
- de debiteuren en crediteurenadministratie
- de in- en verkoopadministratie
- de voorraadadministratie
- de salarisadministratie
Deze basisgegevens moet u in ieder geval zeven jaar bewaren. Over de overige gegevens zijn afspraken met de Belastingdienst te maken.
Begin bewaartermijn
Het criterium voor het bepalen van het begin van de bewaartermijn is de actuele waarde van een stuk. Zolang een bepaald document of bepaalde gegevens waarde hebben voor de bedrijfsvoering, hebben zij actuele waarde. Bij een contract dat na tien jaar zijn actuele waarde verliest, begint de bewaartermijn dus pas na die tien jaar te lopen.
Let u bijvoorbeeld ook op de toegang tot transacties die lopen via uw internetbankieromgeving of online boekhoudprogramma. Met name bij internetbankieren is vaak sprake van een termijn (15-18 maanden) waarna u de mutaties niet meer kunt downloaden.
